Microsoft Excel se distingue comme un outil incontournable pour l’analyse de données, permettant de transformer des informations complexes en présentations claires et manipulables. Grâce aux tableaux croisés dynamiques, les utilisateurs peuvent explorer et analyser divers ensembles de données de manière intuitive. Voici un aperçu de la manière d’exploiter pleinement cette fonctionnalité essentielle d’Excel.
Microsoft Excel est sans doute la meilleure application de tableur de Redmond, et il y a une bonne raison pour laquelle tant de passionnés de chiffres l’utilisent pour tous leurs besoins de calcul. Bien qu’il soit parfaitement adapté aux tableurs simples pour suivre des dépenses ou construire des calendriers, il brille vraiment lorsque vous devez analyser, trancher et présenter des données complexes. Ici, nous vous montrons comment créer un tableau croisé dynamique dans Excel pour exploiter l’un des outils les plus puissants de l’application.
Avant de commencer, à quoi servent réellement les tableaux croisés dynamiques ? En termes simples, les tableaux croisés dynamiques vous permettent de voir les mêmes données de différentes manières et sous différents angles, ce qui facilite l’analyse approfondie et la détection des tendances importantes. Par exemple, lorsque vous évaluez les résultats des ventes, vous pourriez vouloir examiner un individu, un produit spécifique ou une période donnée. Avec un tableau croisé dynamique, vous pouvez créer un ensemble d’informations et ensuite changer facilement votre perspective — une analyse qui serait fastidieuse à réaliser manuellement.
Les tableaux croisés dynamiques sont maintenant fonctionnels dans toutes les versions actuelles d’Excel, que vous ayez payé pour le logiciel ou que vous utilisiez Microsoft Office/365 gratuitement.
Étape 1 : Préparez vos données
Peut-être l’étape la plus cruciale pour utiliser les tableaux croisés dynamiques Excel est d’organiser vos données soigneusement. La manière la plus simple de le faire est d’utiliser les tableaux Excel, qui vous permettent d’ajouter des lignes qui seront intégrées à votre tableau croisé dynamique à chaque actualisation. Mais au minimum, vous souhaitez que vos données soient présentées sous forme tabulaire avec des en-têtes de colonnes informatifs et des données cohérentes à l’intérieur des colonnes. Pensez à ajouter une nouvelle colonne de données si elles sont disponibles et amélioreront le tableau croisé dynamique résultant.
Par exemple, supposons que vous souhaitez analyser les informations de vente de votre entreprise. Vous avez six commerciaux qui vendent trois produits dans plusieurs régions. Vos produits sont adaptés à chaque client, donc les prix varient. Voici un tableau d’exemple avec des informations fictives pour vous donner une idée de la manière dont les données peuvent être organisées en gardant à l’esprit un tableau croisé dynamique.
Le tableau a été créé simplement en saisissant d’abord les données, puis en sélectionnant toute la plage, et ensuite en allant à Insérer > Table. Encore une fois, vous n’êtes pas obligé de suivre cette étape, mais cela est recommandé si vous souhaitez ajouter plus de lignes de données par la suite et faciliter la mise à jour de votre tableau croisé dynamique.
Étape 2 : Essayez une recommandation
Excel regorge d’astuces pratiques pour faciliter le travail avec les données, et chaque fois que cela est possible, il essaiera de deviner ce que vous voulez accomplir et exécutera automatiquement quelques étapes. Cette nature utile est illustrée ici par l’outil Tableaux Croisés Dynamiques Recommandés, qui examine vos données et propose des options logiques pour analyser et présenter les informations.
Pour utiliser un tableau croisé dynamique recommandé, il vous suffit d’aller à Insérer > Tableaux Croisés Dynamiques Recommandés. Excel vous présentera quelques options à considérer. Dans notre exemple, Excel propose de créer 10 tableaux croisés dynamiques qui examinent divers angles de nos données de vente. Notez que la manière dont vous nommez vos colonnes est importante ; Excel lit ces en-têtes et propose des recommandations qui ont le plus de sens. Si vous souhaitez examiner les prix des ventes, par exemple, il ne faut pas utiliser le terme “coût”, car Excel basera ses recommandations en conséquence.
Une recommandation est “Somme des Ventes Totales par Client”. Si nous choisissons cette option, Excel créera le tableau croisé dynamique. Remarquez que le tableau croisé dynamique affiche uniquement les données pertinentes pour notre analyse actuelle. Sur le côté droit, vous trouverez les critères qu’Excel a utilisés pour le créer dans la boîte de dialogue Champs de Tableau Croisé Dynamique. Nous couvrirons ce que signifie chacun de ces champs dans la section suivante sur la personnalisation.
Étape 3 : Personnalisez votre tableau croisé dynamique
Chacun des éléments de cette boîte de dialogue est essentiel pour déterminer comment fonctionnera votre tableau croisé dynamique. Cliquez sur l’engrenage de configuration pour modifier l’apparence de cette boîte de dialogue comme cela vous convient le mieux.
Sélection des champs
Ici, vous choisissez quelles colonnes inclure dans votre tableau croisé dynamique. La manière dont les données seront peuplées dans le tableau dépend du type de données qu’elles représentent — Excel déterminera pour vous s’il faut ajouter une colonne à votre tableau croisé dynamique ou ajouter les données du champ dans le tableau. Par exemple, si vous sélectionnez “Articles”, Excel suppose que vous voulez ajouter le nombre d’articles pour chaque client.
Filtres
Faites glisser des éléments de la liste de sélection des champs vers la section “Filtres” si vous souhaitez limiter quelles données sont affichées. Par exemple, si vous faites glisser “Client” dans la section “Filtres”, vous pourrez facilement afficher uniquement les données d’un ou de plusieurs clients sélectionnés.
Colonnes
En faisant glisser des champs dans la section “Colonnes”, vous pouvez étendre la manière dont vos données sont reportées. Encore une fois, lorsque vous faites glisser un champ ici, Excel essaiera de comprendre comment vous voulez présenter les données. Par exemple, si vous faites glisser “Date” dans la section “Colonnes”, Excel affichera les ventes résumées pour la période la plus logique, qui dans ce cas serait par mois.
Rangs
De même, vous pouvez faire glisser des champs dans la section “Rangs” pour intégrer différentes données dans les rangs du tableau croisé dynamique. Encore une fois, si nous glissons “Date” dans la section “Rangs”, Excel ventilera les ventes par client par mois, mais les données seront résumées par client et non par mois comme dans l’exemple précédent.
Valeurs
Enfin, la section “Valeurs” détermine comment vous analysez vos données. Dans tous nos exemples jusqu’à présent, nous avons regardé les ventes totales. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas dans cette section, vous pouvez configurer les paramètres de votre champ de valeurs pour examiner un autre calcul numérique.
Disons, par exemple, que vous voulez examiner les moyennes des ventes au lieu des ventes totales. Vous sélectionneriez simplement “Moyenne” dans la boîte de dialogue des paramètres de champ de valeur. Vous pouvez également définir le format numérique pour que les résultats aient le plus de sens.
Comment créer un graphique dans Excel
Maintenant, au lieu de considérer les ventes totales par client, et ensuite de calculer un total général, nous regardons les ventes moyennes par entreprise et ensuite les ventes moyennes à travers l’entreprise. Cela serait utile pour évaluer quels clients sont au-dessus ou en dessous de la moyenne en termes de ventes, par exemple, et donc lesquels méritent le plus (ou le moins) d’attention. Dans notre exemple, peut-être qu’Acme Engineering et Jones Roofing ne nécessitent pas autant d’attention en matière de ventes que les autres.
Clairement, les tableaux croisés dynamiques offrent de nombreuses options pour trancher et présenter vos données simplement. Le secret pour utiliser efficacement les tableaux croisés dynamiques est de décider exactement ce que vous voulez voir avant de commencer à appliquer des options. Il est également essentiel de s’assurer que vos données correspondent à la façon dont vous avez organisé votre tableau et comment vous avez nommé vos en-têtes. Plus vous serez méticuleux dans la configuration, plus vos tableaux croisés dynamiques seront efficaces.
Étape 4 : Créez vos propres tableaux croisés dynamiques à partir de zéro
Une fois que vous avez joué avec la fonctionnalité de tableau croisé dynamique et acquis une compréhension de l’impact des différentes options sur vos données, vous pouvez commencer à créer un tableau croisé dynamique à partir de zéro. Le processus est similaire à l’utilisation d’une recommandation, mais vous allez à Insérer > Tableau Croisé Dynamique et sélectionnez manuellement vos données comme première étape.
Dans notre cas, cela signifie sélectionner Table1, mais nous pourrions également sélectionner une plage de données ou tirer d’une source de données externe. Nous pouvons également décider si nous voulons créer une nouvelle feuille de calcul ou placer le tableau croisé dynamique à côté de nos données à un emplacement donné dans la feuille de calcul existante.
Une fois notre sélection effectuée, nous avons un tableau croisé dynamique vierge et notre boîte de dialogue Champs de Tableau Croisé Dynamique.
Créer notre propre tableau croisé dynamique consiste alors simplement à sélectionner des champs et à déterminer comment nous voulons que les données soient calculées et présentées. Supposons que nous voulons voir la performance des commerciaux par mois, avec un total général des ventes pour l’année. Nous sélectionnerions les champs “Commercial”, “Date” et “Ventes Totales”, ferions glisser le champ “Commercial” dans la section “Filtres” et configurerions les valeurs pour s’afficher en tant que devise. Excel ajoute automatiquement les éléments de date pertinents à la section “Rangs” et suppose que nous voulons voir des sommes.
Par défaut, Excel affichera toutes les données de tous les commerciaux. Nous pouvons également sélectionner un seul commercial pour voir uniquement ses données. Dans ce cas, nous voyons que Judy French a réalisé des ventes seulement pendant trois mois, même si ses totaux de ventes étaient significatifs. Cela pourrait signifier que son processus de vente était plus long car elle ciblait de gros clients au lieu de petits, une conclusion précieuse si elle est exacte. Peut-être qu’investir dans une assistante pour aider Judy à conclure plus rapidement ses ventes serait une bonne idée.
Étape 5 : Investissez dans l’apprentissage
Si vous voulez vraiment maîtriser l’utilisation des tableaux croisés dynamiques Excel, consacrez du temps à en apprendre davantage sur la manière dont ils exploitent les différents types de données. Microsoft propose ses propres ressources de formation et il existe un tas de formateurs tiers à considérer.
Généralement, cela signifie explorer Excel d’une manière qui dépasse le cadre de ce guide. Néanmoins, espérons que vous réalisez maintenant à quel point les tableaux croisés dynamiques peuvent être un outil puissant pour analyser vos données, et il est relativement simple de commencer tant que vous avez configuré vos données dans le bon type de tableau. Et nous ne saurions trop insister sur l’importance de savoir ce que vous souhaitez accomplir avec votre tableau croisé dynamique avant de débuter.