Thomas P.
Considérez avoir un assistant virtuel qui assiste à des réunions à votre place ou prenne des notes avec vous. C’est là que l’intelligence artificielle intervient. Zoom, un service de réunion en ligne, et Otter.ai, un programme de conversion vocale en texte, ont récemment développé des outils d’IA pour les réunions. Ces applications génèrent des versions abrégées de ce qui est dit, mettent en évidence les points clés, créent des listes de tâches et permettent aux utilisateurs de partager des notes. Google et Microsoft enquêtent également sur de telles capacités d’IA. L’objectif est d’aider les employés à mieux gérer les situations de réunion, même s’ils ne peuvent pas y assister. L’IA pourrait également aider à planifier davantage de réunions ou à rédiger des e-mails sur ce qui s’est passé lors de la réunion.
Zoom est utilisé par plus de 216 000 organisations. Chaque jour, un grand nombre de personnes participent à des réunions à l’aide de cet outil. Selon Otter.ai, près de 10 millions de personnes se sont connectées.
« Certaines personnes occupées ont beaucoup de choses à faire. Elles doivent choisir les réunions auxquelles participer », déclare Sam Liang, co-fondateur et patron d’Otter.ai. Mais de bonnes idées des autres réunions peuvent aussi les aider.
Nous avons utilisé ces technologies d’IA lors de nos sessions professionnelles. Voici un résumé rapide de ce qui était bien et de ce qui était difficile.
Les bons côtés de l’IA dans les réunions
Même si ce n’était pas idéal, l’IA dans Zoom et Otter était bonne.
Les deux plates-formes ont fourni un aperçu clair de ce que nous avions discuté, des actions que nous devions entreprendre et du moment où nous devions les entreprendre. Le rapport de réunion IQ de Zoom comprenait une section où nous pouvions modifier les chapitres et les activités. OtterPilot, qui agit comme un assistant dans les réunions Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, fournissait une version écrite rapide, des éléments discutés (y compris des questions), des éléments à faire ultérieurement, et même un robot parlant pour répondre aux questions ou écrire des e-mails.
Les deux programmes prenaient des notes et enregistraient ce que nous disions au cas où nous voudrions l’écouter plus tard. S’il y avait des erreurs dans l’écriture, nous pouvions réécouter. Si nous avions besoin de plus d’informations, la version abrégée d’Otter.ai incluait des liens vers l’écriture et l’enregistrement audio. Zoom avait un script et un enregistrement différents pour la version abrégée.
According to Arvind Karunakaran, a professor assistant at Stanford University who studies AI and work, the full transcript helped us understand the discussion better.
Nous avons également pu partager facilement le document court, la version abrégée et l’enregistrement avec nos collègues. Otter.ai, une application de messagerie, peut envoyer l’écriture rapide et la version simple. Nous pouvions le faire pendant la réunion ou plus tard. Le texte incluait même des images de la personne qui parlait.
Nous pouvions utiliser le programme d’Otter pour écrire aux personnes présentes à la réunion, que nous y soyons ou non. Nous pouvions poser des questions au robot, comme quand les choses étaient dues. OtterPilot pouvait diriger une réunion pour nous si nous ne le souhaitions pas. Zoom nous permettait d’envoyer des abréviations, des liens textuels et des enregistrements audio et vidéo.
Les outils d’IA ont aussi leurs difficultés
Cependant, l’IA n’était pas toujours correcte.
À plusieurs reprises, les mots étaient mélangés. Par conséquent, les programmes confondaient des personnes avec des personnes qui n’existaient pas. Même si elles n’étaient pas réelles, ces personnes inventées avaient des emplois ou apparaissaient dans les versions courtes. Otter confondait parfois « cafards » avec « Russes ». Zoom confondait « Barky » avec « Mark ». Le son était gâché par le bruit et les interruptions. Cela signifiait que les programmes devaient transcrire ce que disaient des personnes qui n’étaient pas présentes. Les programmes étaient également confus sur l’identité du locuteur.
L’IA avait également du mal à classifier les sujets, à distinguer les concepts et à se souvenir des détails. L’IA fonctionnait mieux lorsqu’on lui donnait une échéance. Cependant, lorsque nous discutions de dates rapprochées, la version abrégée n’était pas toujours correcte. L’IA ne comprenait pas non plus des phrases comme « le prochain vendredi ». La version courte suggérait parfois que nous devrions faire des choses avec lesquelles nous n’étions pas d’accord. L’IA comprenait l’essentiel de la conversation mais n’enregistrait pas tout ce que nous disions.
Zoom a déclaré que ses algorithmes d’IA s’amélioraient et que les responsables des réunions pouvaient aider en indiquant si la version courte était excellente ou terrible. Ils peuvent également modifier le résumé avant de le montrer aux autres. Tout le monde sait que l’orthographe de l’IA peut être incorrecte et qu’il faut vérifier.
Otter.ai affirme que ses outils d’IA apprennent lorsque les utilisateurs mettent à jour leurs écrits. Nous avons constaté que la version courte de la deuxième réunion était supérieure à la première. Si nous avions des questions, le logiciel nous indiquait de les poser au robot. Les réponses du robot étaient meilleures. Nous pouvions également corriger le robot en cas de problème. Si nous ne le changions pas, le robot répétait les erreurs du script.
Les choses à considérer avant d’utiliser l’IA dans les réunions
Alors que les technologies d’IA sont utiles pour les réunions, les experts conseillent de prendre en compte un certain nombre de facteurs au préalable.
Pour les versions écrites et courtes, une bonne qualité sonore est essentielle. Les accents et les voix différentes peuvent rendre les choses difficiles pour l’IA. De plus, l’IA ne sait pas toujours ce qui est le plus important.
Les entreprises doivent décider si elles doivent enregistrer et modifier les réunions. Les réunions doivent être enregistrées et documentées, et les participants doivent en être informés. Est-il possible de s’en désengager ? Et que se passe-t-il avec les informations une fois qu’elles sont stockées ? Peuvent-elles être utilisées pour évaluer la productivité de quelqu’un ? Cela dissuadera-t-il les personnes de dire ce qu’ils pensent vraiment ? Selon Rahman, si les employés utilisent trop souvent l’IA, cela pourrait les rendre moins intéressés par les réunions.
La confidentialité est également importante. Avant de permettre à l’IA de prendre des notes, les utilisateurs doivent comprendre ce que les entreprises font avec leurs données. Karunakaran suggère que nous vérifions si les entreprises utilisent nos données pour former des IA. Zoom a déclaré que ce n’était pas le cas. Otter affirme que lorsqu’il forme son IA, il modifie les données des utilisateurs de manière à ce qu’elles ne soient plus liées à eux. Les personnes ne peuvent pas non plus lire les enregistrements et les écrits.
Les outils de réunion de l’IA ont des aspects positifs et négatifs. OtterPilot m’a aidé à découvrir les choses plus rapidement, mais il m’a aussi montré beaucoup de choses fausses. Nous devions tout lire dans la version abrégée de Zoom pour trouver ce que nous cherchions. Cependant, il n’affichait pas à nouveau les informations incorrectes.
Les experts disent que les outils d’IA pour les réunions sont nouveaux et vont s’améliorer. Cependant, lorsque nous utilisons l’IA, nous devons nous assurer que tout le monde en est conscient et que tout est en ordre.
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