Lorsqu’il s’agit de maintenir une communication efficace dans un environnement professionnel, Microsoft Teams joue un rôle essentiel. En particulier, la gestion de votre disponibilité est clé. Les options pour indiquer un statut « Hors du bureau » permettent de clarifier quand vous êtes injoignable. Voici comment configurer cette fonctionnalité.
De nombreuses personnes utilisent régulièrement Microsoft Teams pour communiquer avec leurs collègues à la fois au bureau et à distance. C’est considéré comme l’un des moyens les plus efficaces pour rester en contact avec les membres de votre équipe. Mais que faire si vous devez informer les personnes que vous n’êtes pas disponible ? Microsoft Teams vous permet de configurer un statut « Absent du bureau » dans votre profil, afin d’avertir vos collaborateurs lorsque vous serez absent, que ce soit pour l’après-midi, plusieurs jours en vacances, ou pour une période prolongée.
Où aller pour configurer mon statut ‘Absent du bureau’ sur Teams ?
Il est important de savoir que vos calendriers Microsoft Teams et Outlook sont synchronisés. Cela inclut votre statut d’absence et vos réponses automatiques. Ainsi, tout ce que vous configurez sur Microsoft Teams se reflétera dans Outlook. De même, si vous définissez votre statut d’absence dans Outlook, il sera visible dans Teams ; cependant, la première méthode est plus simple.
Les étapes suivantes fonctionneront que vous utilisiez Microsoft Teams en ligne ou sur le bureau.
Pour commencer, cliquez sur votre icône de profil dans Teams et choisissez directement Planifier une absence comme raccourci. Cela vous dirigera vers la zone des paramètres où vous pourrez continuer. Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône à trois points à côté de votre visage, puis aller dans Paramètres > Général, et faire défiler jusqu’en bas de la page. Là, vous trouverez les paramètres d’absence et vous pourrez cliquer sur Planifier.
Activez les réponses automatiques et entrez un message indiquant combien de temps vous serez indisponible dans la zone de texte ci-dessous. Notez que ce statut est réservé aux contacts internes de l’organisation. Si vous enregistrez à ce stade, aucune date ni heure ne pourra être définie, il vous faudra donc désactiver manuellement vos réponses automatiques à votre retour. Cela sera envoyé si vous êtes invité à une réunion Microsoft Teams.
Si vous devez activer des réponses automatiques au-delà de votre lieu de travail, cliquez sur Envoyer des réponses en dehors de mon organisation et rédigez un message semblable dans la zone de texte en dessous. Puis cliquez sur Envoyer des réponses pendant une période et définissez les dates de votre absence, moment où votre réponse automatique sera réactivée.
Cliquez sur Enregistrer, et cela sera synchronisé à la fois sur Teams et Outlook.
Comment configurer un rappel ‘Absent du bureau’ sur Teams
Après avoir configuré votre statut « Absent du bureau » dans Microsoft Teams, vous pouvez définir un message qui apparaîtra dans vos discussions, avertissant vos collègues de votre indisponibilité sans qu’ils aient besoin de vous envoyer un email. Comme mentionné précédemment, vous pouvez cliquer sur votre icône de profil pour accéder à l’option de planification et d’absence. Toutefois, il existe également une option Définir un message de statut dans cette section, où vous pouvez informer vos collègues que vous ne serez pas disponible pendant un certain temps.
Cliquer sur votre icône ouvrira un menu déroulant, puis sélectionnez Définir un message de statut et tapez votre message. Si quelqu’un tente de vous contacter, le statut s’affichera dans le chat. Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit pas d’un statut « Absent du bureau » et qu’il ne se synchronise pas avec Outlook.