Mise en pratique avec une alternative puissante à iWork d’Apple et à Microsoft Office

Nous vivons maintenant dans un monde entièrement basé sur un abonnement. Que ce soit pour un service de streaming ou une suite de productivité, il semble toujours y avoir un certain prix attaché. OnlyOffice, l’équipe derrière le projet open source populaire, essaie de soulager tout cela. Ils viennent de lancer une nouvelle solution – OnlyOffice DocSpace.

Qu’est-ce que OnlyOffice ?

OnlyOffice a d’abord été lancé comme une alternative à Office 365 de Microsoft. Ils voulaient offrir aux étudiants, aux professionnels des entreprises et à toute personne souhaitant utiliser les produits Office365 une alternative, tout en veillant à ce qu’elle puisse fonctionner conjointement avec Office365. Ils savaient que la plupart des personnes aux États-Unis travaillaient avec les formats de fichier Microsoft Office, mais que tout le monde ne voulait pas payer l’abonnement.

Ils ont donc créé leur propre version de Word, Excel et Powerpoint appelée Document, Spreadsheet et Presentation Editor. L’idée était d’offrir une expérience proche de 1:1, avec des fonctionnalités supplémentaires, qui pourrait être utilisée et exportée dans presque tous les formats de fichier. Et ça a marché ! J’utilise personnellement leur Spreadsheet et leur Document editor car il y a des cas où mon comptable a besoin d’un fichier CSV ou quelqu’un a besoin d’un fichier docx.

OnlyOffice DocSpace

Après avoir prouvé leur succès en tant que suite bureautique, les utilisateurs, comme moi, voulaient avoir une version basée sur le cloud que nous pouvons emmener partout. Ils ont entendu les commentaires et ont pu créer DocSpace, une suite bureautique basée sur le cloud qui peut être utilisée pour collaborer avec d’autres en temps réel. Il offre les mêmes outils que Document, Spreadsheet, Presentation Editors, ainsi qu’un outil PDF.

DocSpace offre aux utilisateurs un accès gratuit à de nombreuses fonctionnalités pour lesquelles d’autres plates-formes demandent un paiement. Si vous me connaissez un peu, vous savez que j’aime profiter au maximum de chaque dollar que je dépense, donc le fait que cet outil soit gratuit (pour les utilisateurs personnels) est génial. Certaines des fonctionnalités sont :

• Salles de collaboration
• Partage en temps réel
• Édition de PDF
• Co-auteur
• Historique des modifications

Collaboration sur les documents

ONLYOFFICE DocSpace introduit des « salles », des espaces dédiés avec des autorisations prédéfinies, conçus pour rationaliser les processus de collaboration. Deux types de salles sont disponibles dans la version initiale – les salles de collaboration pour la co-écriture en temps réel et les salles personnalisées avec des paramètres flexibles adaptés à tout usage professionnel. Cette fonctionnalité unique évite de devoir partager individuellement chaque document ou dossier, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité.

J’adore cette fonctionnalité car au lieu de devoir partager un fichier individuel avec quelqu’un, je peux simplement partager une salle avec mon équipe et inviter des personnes dans cette salle. Quel que soit le fichier téléchargé dans cette salle, toutes les personnes de cette salle auront accès à ce fichier et pourront y travailler en temps réel.

Compatibilité

DocSpace prend en charge différents types de contenu, y compris les documents texte, les feuilles de calcul, les présentations, les formulaires remplissables, les livres électroniques et les fichiers PDF. De plus, il permet le stockage et la visualisation de fichiers multimédias. Cette approche multi-facettes de la gestion des contenus fait de DocSpace un outil polyvalent pour les entreprises et les équipes.

Il offre non seulement toutes ces fonctionnalités, mais il fonctionne avec une abondance de types de systèmes d’exploitation avec des applications dédiées pour chacun :

• MacOS
• iOS
• iPadOS
• Android
• Windows 11
• Linux

Sécurité améliorée et compatibilité

Actuellement, en tant que produit gratuit, les personnes se méfient lorsque vient le moment de partager leurs données et leurs fichiers. Les utilisateurs peuvent penser : « S’il est gratuit, ils doivent partager nos données pour gagner de l’argent. » La beauté de cela, cependant, c’est qu’ils ne le font pas.

La sécurité est un aspect essentiel de OnlyOffice DocSpace. Il est conforme aux normes GDPR et HIPAA, en utilisant l’algorithme de chiffrement AES-256, le protocole HTTPS, JWT, le suivi des activités et des outils de rapport d’audit, et bien plus encore, pour garantir la protection des données. En tant qu’utilisateur MacOS, j’ai trouvé ces mesures de sécurité rassurantes et compétentes. La plate-forme est initialement disponible via un cloud public sécurisé fourni par Amazon, et prend également en charge la connexion à des solutions de stockage cloud tierces telles que Dropbox, Nextcloud ou OneDrive. Une version auto-hébergée de DocSpace, qui améliore davantage le contrôle des données et de la sécurité, sera bientôt disponible.

Tarification et disponibilité

OnlyOffice DocSpace propose un plan gratuit pour les startups et un abonnement Business. Le plan Startup comprend jusqu’à 12 salles et un nombre illimité d’utilisateurs dans chaque salle, tandis que le plan Business offre un nombre illimité de salles et d’utilisateurs, avec une tarification basée sur le nombre d’administrateurs. Chaque utilisateur administrateur d’entreprise coûte 15 $ par mois. Les établissements d’enseignement et les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier de réductions spéciales.

Conclusion

En tant que personne ayant utilisé toutes les suites de productivité, payantes et gratuites, je suis impressionné par la large compatibilité, les fonctionnalités complètes et les mesures de sécurité robustes d’OnlyOffice DocSpace, et le fait que c’est gratuit est simplement la cerise sur le gâteau. Avec plus de 10 millions d’utilisateurs dans le monde, ils doivent prendre la confidentialité des données très au sérieux, et ils ont rempli cette exigence selon moi.

Dites-moi quelle suite de productivité vous utilisez sur nos réseaux sociaux. Utilisez-vous différentes suites pour un usage personnel et professionnel ? Êtes-vous obligé d’utiliser une certaine suite en raison de l’université ou du travail ? Discutons-en sur nos réseaux sociaux !

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