Adrien L.
Numérisation et sécurité sont deux aspects qui vont souvent de pair. Après tout, la mise en œuvre de solutions numériques nécessite une adaptation complexe de l’infrastructure de l’entreprise ou de l’entreprise de production.
L’intégration d’outils de numérisation peut avoir des effets à la fois positifs et négatifs sur la sécurité. Pour que la protection soit maximale, il faut veiller à la sécurité au préalable. Il s’agit de l’utilisation de méthodes modernes de transmission de données. Et non, le courrier électronique n’en fait pas partie.
Les entreprises sont souvent confrontées à des fuites d’informations. Ce problème se produit à la fois dans les grandes entreprises technologiques et dans les petites entreprises. Si dans le premier cas, la protection des informations est à un niveau élevé, alors dans le deuxième, moins d’argent et de temps sont alloués à la nuance de sécurité. Quel est le problème alors? Pourquoi même les grandes entreprises perdent-elles des informations? La réponse est assez simple – le facteur humain.
Certains départements peuvent échanger des données d’entreprise via un simple messager. On même utilise le email. Dans ce dernier cas, les informations sont interceptées. Le résultat est une fuite d’informations confidentielles et l’attaquant a la possibilité de s’enrichir. Une solution moderne et multifonctionnelle – les datarooms — aide à protéger les données.
Comment protéger les données, que faire en cas de fuite d’informations, comment économiser de l’argent sur les processus business de routine sont les questions clés que nous aborderons dans cet article. Commençons par la toute première nuance.
Comment protéger les données: 3 étapes
Le conseil le plus important est de porter une attention maximale à la sécurité. Cela s’applique aussi bien à l’optimisation de l’infrastructure numérique dans le sens de la protection qu’à l’accompagnement des salariés. La dernière nuance est importante compte tenu du fait qu’une cause assez fréquente de fuites est l’attitude négligente des employés quant au respect des mesures de sécurité.
Étape 1 – Exclure l’email
Mais il y a une mise en garde — il est sous-entendu que l’email doit être exclu de la chaîne d’échange d’informations confidentielles. Il est assez courant de rencontrer des cas où des documents clés, tels que des dessins ou des plans d’entreprise, sont transmis par email. Un tel canal de communication est facilement intercepté par des attaquants même sans l’aide d’un logiciel sophistiqué.
Un autre inconvénient est la perte de contrôle sur l’information. En envoyant des documents par email, vous ne pourrez plus contrôler le processus de travail avec les données. Votre interlocuteur pourra faire de nombreuses copies ou fusionner des informations sur Internet, et en même temps vous ne saurez pas combien de copies existent et à qui d’autre le document a été envoyé.
Étape 2 — Mise en place d’une dataroom virtuelle
Vous n’utilisez pas encore la data room électronique? Vos documents sont alors en danger. Les datarooms sont des outils numériques à part entière qui offrent une protection complète des informations. Chaque document téléchargé sur la dataroom virtuelle est crypté avec la cryptographie AES-256.
Le cryptage standard est facile à intercepter – la clé peut être obtenue par la recherche exhaustive. Dans AES-256, une clé numérique est créée pour chaque paquet. Il n’est théoriquement possible de l’intercepter ou de le récupérer que par la recherche exhaustive. En pratique, il faut plus de 2 000 ans pour déchiffrer une clé AES-256, car même l’ordinateur le plus puissant ne pourra pas faire face plus rapidement.
Étape 3 — Transfert du travail avec des documents vers la dataroom virtuelle
Cette étape s’ajoute à la précédente. Les travaux via la dataroom sécurisée sont suivis avec attention. Chaque action effectuée sur les documents est enregistrée dans un journal électronique spécial. L’intelligence artificielle surveille les activités dangereuses en temps réel. Si tel est le cas, l’IA en informe l’administrateur de la salle ou prend sa propre décision.
Mais ce n’est pas tout:
- un contrôle total sur les documents — vous saurez qui fait et combien de copies, qui modifie les informations et qui veut télécharger le document;
- ouvrir et fermer l’accès aux informations de l’entreprise en un clic;
- création d’accès temporaires pour les services externalisés – l’accès est automatiquement annulé après un certain temps
Tout ce qui précède est la première chose qui vient à l’esprit. Les avantages de travailler avec une salle de données virtuelle sont nombreux, y compris la sécurité de documents. De plus, dataroom sécurisée a de nombreux scénarios d’utilisation.
Que faire en cas de fuite d’informations?
Le facteur humain est toujours la cause des fuites d’informations. La dataroom virtuelle ne pourra pas protéger contre le facteur humain, mais elle permettra de trouver beaucoup plus facilement la source de la fuite. Lorsqu’elles sont chargées dans le VDR, les informations sont marquées d’un marquage invisible. Non, ce ne sont pas des filigranes qui peuvent être facilement reconnus et supprimés.
Le marquage invisible est une modification technique de l’information, par exemple l’augmentation de l’indentation entre les mots. Un utilisateur normal ne remarquera pas les changements. Si un document d’entreprise a fait l’objet d’une fuite, la partie compromise du document doit être téléchargée dans la dataroom sécurisée. L’intelligence artificielle reconnaîtra automatiquement les informations et montrera qui a divulgué des données d’entreprise sur Internet.
Comment économiser sur les processus métier courants
Les processus métier courants représentent jusqu’à 45 % du budget total. Par exemple, la communication, la réunion, le travail à travers différents environnements logiciels. Vous devez dépenser de l’argent pour acheter une licence de logiciel.
Mais les coûts peuvent être réduits — il suffit de mettre en place une dataroom sécurisée. Vous recevrez un logiciel complet. La salle de données numérique vous permet de tenir des réunions d’entreprise, d’échanger des documents d’entreprise, de gérer le travail des services et de faire tout cela en même temps.
Le choix doit être fait en tenant compte du besoin de fonctions. Vous n’avez pas besoin d’acheter le coûteux package de dataroom sécurisée si vous n’avez pas besoin de ses outils. Une sélection compétente garantira des économies sans compromettre la qualité.