Qu’est-ce que le mode confidentiel de Gmail et comment l’utiliser

Qu'est-ce que le mode confidentiel de Gmail et comment l'utiliser

Voulez-vous que vos emails soient plus sécurisés ? Le mode confidentiel de Gmail est ce dont vous avez besoin

Qu'est-ce que le mode confidentiel de Gmail et comment l'utiliser
Une personne écrivant un email confidentiel sur Gmail

Indépendamment du nombre de comptes Gmail que nous avons, il est généralement dans notre intérêt de contrôler toutes les informations que nous envoyons par email. Et surtout, si nous envoyons des informations sensibles, il est probable que nous ne voulions pas que ce que nous avons envoyé dans un email confidentiel se retrouve entre de mauvaises mains. Pour ce faire, Google dispose du mode confidentiel, un outil qui permet de mieux protéger les informations que nous envoyons. Une fonction peu connue mais qui peut être très pratique lorsqu’il n’est pas suffisant de créer une adresse email anonyme.

Qu’est-ce que le mode confidentiel

Menu pour configurer le mode confidentiel de Gmail

Menu pour configurer le mode confidentiel de Gmail

Le mode confidentiel de Gmail est un outil de la plateforme de messagerie électronique qui vise à améliorer la sécurité de ses utilisateurs.

Lorsque nous décidons de l’utiliser, nous pouvons choisir une date à laquelle l’email que nous souhaitons envoyer disparaîtra de la boîte de réception de la personne concernée, de sorte qu’après ce délai, elle ne pourra plus accéder au contenu de l’email ni aux pièces jointes.

De plus, les emails seront protégés par un mot de passe et les fonctions de copie et de redistribution de l’information seront désactivées.

Comment activer le mode confidentiel de Gmail

Pour activer le mode confidentiel de Gmail, il vous suffit de cliquer sur le bouton d’envoi d’un email comme d’habitude. Dans le menu qui apparaît en bas, à côté des icônes pour ajouter une signature ou joindre un fichier, vous trouverez une icône en forme de cadenas. Il vous suffit de cliquer sur ce cadenas pour envoyer un email de manière confidentielle. Cela ouvrira un menu dans lequel vous pourrez configurer cette fonction.

Vous devrez cliquer sur ce bouton à chaque fois que vous voudrez envoyer un email de façon confidentielle, car cette fonction ne reste pas activée d’une fois à l’autre.

Combien de temps faut-il pour qu’un email envoyé avec le mode confidentiel expire

Dates d'expiration d'un email envoyé en mode confidentiel

Dates d’expiration d’un email envoyé en mode confidentiel

Nous pouvons choisir le temps qu’il faut pour qu’un email que nous avons envoyé à quelqu’un en utilisant le mode confidentiel expire. Les options que nous avons pour définir cette expiration sont d’1 jour, 1 semaine, 1 mois, 3 mois ou 5 ans. Par défaut, ce mode est configuré pour une semaine, mais nous pouvons le modifier selon nos préférences pour qu’il expire quand nous le souhaitons.

Et si je veux qu’il expire plus tôt ?

Boîte d'envoi dans Gmail pour PC

Boîte d’envoi dans Gmail pour PC

Si vous souhaitez empêcher un utilisateur d’accéder à l’email que vous lui avez envoyé avant l’expiration du délai, suivez ces étapes :

  1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
  2. Dans le menu à gauche, cliquez sur Envoyés.
  3. Ouvrez l’email que vous avez envoyé de manière confidentielle.
  4. Cliquez sur Révoquer l’accès.

Une fois que vous avez effectué cette procédure, l’autre personne ne pourra plus accéder au contenu de l’email que vous lui avez envoyé, que le délai d’expiration que vous aviez initialement défini ait expiré ou non.

Que se passe-t-il si quelqu’un essaie d’ouvrir un email expiré ?

Si une personne essaie d’ouvrir un email auquel vous avez révoqué l’accès ou qui a dépassé le délai que vous aviez initialement défini pour son expiration, elle se trouvera face à un message indiquant que ce message a expiré. Le message continuera d’apparaître dans la boîte de réception de l’autre personne, mais elle ne pourra pas accéder à son contenu ni aux pièces jointes.

Si vous souhaitez que la personne puisse à nouveau accéder au contenu de l’email, vous devrez le renvoyer.

Envoi protégé avec ou sans mot de passe

Menu pour choisir si vous voulez envoyer le message avec ou sans mot de passe

Menu pour choisir si vous voulez envoyer le message avec ou sans mot de passe

Comme nous pouvons le voir, lorsque nous configurons notre email pour qu’il soit envoyé en mode confidentiel, nous trouvons une sélection dans laquelle nous devons indiquer si nous voulons que notre message soit protégé par un mot de passe SMs ou non. Dans les deux cas, notre email aura une protection spéciale pour empêcher toute personne d’accéder à nos informations. La différence réside dans le fait que nous voulons que le mot de passe soit envoyé par SMs ou par email et si nous voulons que les personnes qui utilisent également Gmail puissent se passer de mot de passe.

Avec mot de passe SMs

Demande du numéro de téléphone pour envoyer le mot de passe par SMS

Demande du numéro de téléphone pour envoyer le mot de passe par SMs

Si vous choisissez l’option avec mot de passe SMs, tous les utilisateurs à qui vous envoyez l’email devront saisir un code qui leur sera envoyé par SMs pour pouvoir ouvrir cet email. Ce mot de passe sera généré par Google, nous n’aurons donc pas à le créer nous-mêmes.

Pour ce faire, au moment d’envoyer l’email, vous devrez fournir les numéros de téléphone des personnes à qui le mot de passe doit être envoyé.

Sans mot de passe SMs

Si vous optez pour l’option sans mot de passe SMs, les personnes qui utilisent également Gmail n’auront pas besoin de saisir de mot de passe, elles pourront donc accéder à l’email comme si celui-ci n’était pas en mode confidentiel.

En revanche, les personnes qui utilisent une adresse email provenant d’une autre plateforme recevront un mot de passe, mais elles ne le recevront pas par SMs, mais par email. Par conséquent, vous ne devez pas fournir leurs numéros de téléphone. Le mot de passe sera envoyé directement à l’email à laquelle vous envoyez le message.

Est-il préférable d’utiliser l’option avec ou sans mot de passe ?

La réponse à cette question dépend beaucoup des circonstances. Si le contenu du message est très sensible et qu’il pourrait poser problème si une personne autre que le destinataire original y accède, il est vivement recommandé de configurer l’email pour qu’il soit envoyé avec un mot de passe. En revanche, si nous pensons que pour l’utilisateur cela peut être un problème de consulter l’email ou si nous n’avons même pas son numéro de téléphone, l’option sans mot de passe peut être intéressante.

Fonctions désactivées

Menu pour renvoyer ou imprimer

Menu pour renvoyer ou imprimer

Si vous craignez que la personne à qui vous avez donné accès à votre email puisse divulguer son contenu par la suite, soyez tranquille. En effet, le mode confidentiel désactive les fonctions de renvoi, d’impression, de copie, de collage et de téléchargement.

Ainsi, nous pouvons être pratiquement certains que rien de ce que nous avons écrit dans cet email ne sortira du contact entre nous et la personne à qui nous l’avons envoyé. Nous devons toutefois faire attention à ce que nous écrivons dans les pièces jointes, car leur contenu pourrait être plus facilement divulgué.

Quand est-il recommandé d’utiliser le mode confidentiel ?

Le mode confidentiel est particulièrement recommandé pour les occasions où nous devons envoyer un email avec un contenu auquel tout le monde ne peut pas accéder. Par exemple, des données bancaires, des secrets d’entreprise ou des informations très personnelles.

En revanche, pour un email général, il peut être plus pratique que la personne puisse le renvoyer ou l’imprimer en toute tranquillité. Étant donné ces limitations, il est important avant d’envoyer un email en mode confidentiel de s’assurer qu’il est absolument nécessaire.