Lucas R.
Si quelqu’un vous écrit pendant vos vacances ou lorsque vous n’êtes pas disponible, les réponses automatiques lui indiqueront que vous ne pouvez pas lui répondre.
Les réponses automatiques d’un e-mail répondent instantanément à quelqu’un qui vous envoie un message. Vous n’avez rien à faire, car l’e-mail le fait tout seul. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous partez en vacances, car pendant cette période, vous ne regardez peut-être pas votre boîte de réception. C’est pourquoi nous vous expliquerons comment écrire une réponse automatique sur Outlook, qui était auparavant connu sous le nom de « Hotmail ». C’est l’un des trucs les plus utiles, tout comme la programmation des e-mails.
Nous vous avons déjà montré comment activer les réponses automatiques sur Gmail. Si vous avez un compte Google, le processus est très simple. Cependant, si vous utilisez un compte Outlook depuis l’application Gmail, vous ne pourrez pas activer ces réponses. Vous devrez le faire depuis le site web d’Outlook ou depuis l’application pour ordinateur ou mobile.
- Comment activer les réponses automatiques sur Outlook
Comment activer les réponses automatiques sur Outlook
Depuis le site web d’ordinateur
- Accédez à votre boîte de réception.
- Cliquez sur Paramètres, l’icône en forme de roue dentée en haut à droite.
- Dans le menu vertical de gauche, sélectionnez Courrier.
- Dans la section Mise en page, cliquez sur Réponses automatiques.
- Activez les réponses automatiques.
Site web d’Outlook
Lorsque vous activez les réponses automatiques, toutes les options sont déverrouillées. Vous pouvez envoyer des réponses pendant une période spécifique en indiquant 2 dates, ou le faire en permanence si vous ne cochez pas la case Envoyer des réponses uniquement pendant cette période. Vous pouvez également rédiger 2 réponses, une pour les personnes de votre organisation et une pour celles qui n’en font pas partie.
N’oubliez pas de rédiger le message, ou les messages. Vous disposez de divers types de polices, de soulignements, de couleurs, etc. Rappelez-vous que ce sera le texte que recevront les personnes qui communiqueront avec vous.
Depuis l’application pour ordinateur
- Accédez à votre boîte de réception.
- Sélectionnez Fichier.
- Cliquez sur Réponses automatiques, depuis Informations sur le compte.
Une fois que vous avez cliqué sur cela, cochez la case Envoyer des réponses automatiques. Si vous la laissez cochée, elles seront activées en permanence, tandis que si vous définissez une date de début et de fin, elles ne seront envoyées que pendant cette période.
Ensuite, vous pouvez choisir de répondre automatiquement uniquement aux personnes de votre organisation ou à toutes, car il y a 2 champs (Dans mon organisation et Hors de mon organisation). Enfin, rédigez le message qu’ils recevront. Comme dans toutes les versions, il est possible d’utiliser des caractères gras, italiques ou soulignés, en plus de modifier la police et la taille.
Depuis l’application pour mobile
- Ouvrez l’application Outlook
- Appuyez sur votre photo de profil, dans le coin supérieur gauche.
- Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en bas à gauche.
- Depuis Paramètres, appuyez sur le compte de messagerie auquel vous souhaitez ajouter une réponse automatique. Dans la section Comptes de messagerie.
- Appuyez sur Réponses automatiques, qui est la 1ère option.
La version mobile vous permet également de rédiger des réponses automatiques
Téléchargez Outlook pour Android
Téléchargez Outlook pour iPhone
Une fois dans Réponses automatiques, la première chose à faire est d’activer l’interrupteur en haut de l’écran. Une fois cela fait, les options sont déverrouillées. Vous pouvez activer les réponses automatiques en permanence ou seulement pour une période de temps spécifique. Pour la première option, activez l’interrupteur des Réponses automatiques et laissez-le ainsi. Pour la seconde option, faites la même chose et cochez la case Répondre pendant une période de temps. Dans ce dernier cas, indiquez la durée de cette période.
Tout comme avec les versions web et l’application pour ordinateur, vous pouvez choisir si la réponse automatique doit être envoyée à toutes les personnes qui vous écrivent ou seulement à celles qui appartiennent à votre organisation. Vous pouvez également choisir que le message envoyé soit différent pour les personnes de votre organisation par rapport à celles qui n’en font pas partie.
Enfin, rédigez le texte qui leur parviendra. Il peut comporter un titre, un sous-titre ou un corps. De plus, il est possible de le rédiger en gras, en italique ou souligné. Vous pouvez également insérer des fichiers ou effectuer des numérotations.
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