Project Management Institute dévoile un cours gratuit de 45 minutes pour les équipes

Project Management Institute dévoile un cours gratuit de 45 minutes pour les équipes

Le COO de PMI offre également des conseils pour garantir que les projets sont exécutés avec succès dans un monde éloigné.

Image: iStock / Wanlee Prachyapanaprai

Les équipes travaillent à distance plus que jamais et cela peut certainement créer un stress supplémentaire.

Un nouveau cours gratuit développé par le Project Management Institute appelé Kickoff est conçu pour aider à atténuer ce stress.

Le cours de 45 minutes est le premier outil d’apprentissage numérique gratuit que le PMI met à la disposition des personnes qui ne sont peut-être pas des chefs de projet, pour expliquer comment et où démarrer leurs projets et fournit des modèles téléchargeables.

Il y a un plus grand besoin de projets et de plus en plus d’individus sont chargés de diriger et de conduire des projets sans formation formelle, selon Mike DePrisco, directeur de l’exploitation de PMI.

« De plus en plus d’organisations comptent sur la réalisation de projets, » et il est plus important que jamais que les chefs de projet ou les personnes désignées pour être un chef de projet, « aient un endroit où aller pour obtenir des outils et une assistance facilement accessibles », a déclaré DePrisco.

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Le PMI voit «un nombre important de projets échouer» en raison d’un manque de pratiques formalisées et de principes appliqués. Le but de Kickoff est d’aider les individus à apprendre rapidement les meilleures pratiques de manière interactive, a-t-il déclaré.

«Nous savons également que les chefs de projet et les chefs d’entreprise chevronnés doivent passer plus de temps à aider ces nouveaux membres de l’équipe… à se mettre à niveau», a ajouté DePrisco. «C’est l’occasion d’apporter une ressource à leur organisation pour relancer les équipes et les projets et garantir des résultats efficaces.

Kickoff contient deux modules, l’un axé sur les principes traditionnels de gestion de projet et l’autre sur les méthodologies agiles. Les utilisateurs seront dirigés vers le modèle approprié en fonction de la façon dont ils répondent à quelques questions.

Les personnes qui terminent le cours peuvent gagner un badge qu’elles peuvent afficher « pour démontrer que vous maîtrisez le langage et la terminologie de base de la gestion de projet », a déclaré DePrisco.

«La beauté de l’outil est que nous reconnaissons qu’il n’y a pas deux projets identiques», a-t-il déclaré. Kickoff, «dès le départ», pose à l’utilisateur une série de questions sur le type de projet sur lequel il travaille et le secteur dans lequel il évolue, et l’apprentissage est adapté à l’expérience de cette personne en particulier, a-t-il déclaré.

Le PMI ne recueille aucune information personnellement identifiable, a-t-il noté.

Éviter les drapeaux rouges

Lorsqu’un projet commence, avant tout, les membres de l’équipe doivent reconnaître qu’il y a un problème à résoudre et se demander si l’approche qu’ils décident d’adopter correspond aux objectifs commerciaux de l’entreprise, a déclaré DePrisco.

«Vous faites des projets pour apporter de la valeur et des résultats à une partie prenante et cela commence par comprendre le problème», a-t-il expliqué. « Vous identifiez donc le problème et vous assurez [the project] s’aligne sur les objectifs de l’entreprise.  »

Ensuite, l’équipe doit également réfléchir aux risques potentiels du projet et aux problèmes qu’elle pourrait rencontrer.

«Cela vous oblige à réfléchir à divers scénarios pour être avant-gardiste, et nous avons des outils et des modèles qu’ils peuvent télécharger pour les aider à évaluer et évaluer les risques», a déclaré DePrisco.

Par exemple, un risque peut être la livraison d’un logiciel qui ne fonctionne pas car il est très complexe. Ou la fonctionnalité développée dans le système logiciel peut ne pas être la fonctionnalité recherchée par le client.

Les autres risques comprennent les dépassements de coûts ou de calendrier, ou les communications avec les parties prenantes, a-t-il déclaré. « Entente [how to communicate with] divers intervenants investis dans le résultat est essentiel pour que les nouveaux professionnels de projet réfléchissent «au début d’un projet».

Une autre astuce est que les équipes réfléchissent au résultat vers lequel elles se dirigent et aux mesures qu’elles mettront en place pour indiquer le succès d’un projet.

«Il ne s’agit pas seulement de générer des résultats, mais de ce que votre partie prenante peut voir, toucher et ressentir à la fin d’un projet», a-t-il déclaré. En outre, « quelles sont les mesures que vous identifierez dès le départ pour dire » Hé, nous avons réussi à livrer ce résultat au client? « , A déclaré DePrisco.

Comment réunir une équipe

La personne responsable du lancement d’un projet doit identifier les personnes ayant les capacités dont elles ont besoin pour exécuter le projet efficacement. Si le projet consiste à développer une nouvelle page Web, en plus d’avoir besoin d’un concepteur Web, vous voudrez également quelqu’un avec de très fortes compétences en assurance qualité, «qui peut tester ce parcours utilisateur pour s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes ou de bogues dans la solution.  »

Il est également important de faire appel à quelqu’un qui comprend ce que veulent les parties prenantes et qui puisse travailler avec l’équipe pour répondre aux exigences, a déclaré DePrisco.

« Une personne essentielle à ce voyage est le sponsor exécutif – la personne qui assure la supervision mais ne gère pas » le projet, a-t-il déclaré. «Ils peuvent aider le professionnel du projet à obtenir des ressources», ainsi que contribuer à éliminer les blocages et à obtenir un financement. « Vous voulez vous appuyer sur cette personne. C’est à elle que revient la responsabilité de s’assurer que le projet est livré. »

Structurer les réunions et gérer les problèmes

Pour l’instant, il n’est pas possible pour les gens d’être ensemble en personne, mais il existe un certain nombre de plates-formes et d’outils de collaboration sur lesquels un chef d’équipe / chef de projet peut s’appuyer pour interagir, définir et définir des attentes dans un environnement virtuel.

Au départ, le leader doit définir une vision et des objectifs pour le projet et créer des attentes pour des réunions et des cadences régulières, des rencontres quotidiennes et des examens de mêlée avec le sponsor du projet, a déclaré DePrisco.

La communication est le problème le plus courant auquel les équipes sont confrontées au cours d’un projet, a-t-il observé.

«Souvent, les équipes sont tellement occupées par leur travail que les éléments de communication essentiels qui doivent avoir lieu avec les membres ou d’autres domaines de l’entreprise passent entre les mailles du filet», a déclaré DePrisco. Ce n’est généralement pas intentionnel et surtout le résultat du fait que certains les équipes de projet « peuvent s’isoler et créer involontairement un silo. Il est donc très important que les équipes collaborent dans toute l’organisation et utilisent la réunion quotidienne pour identifier les bloqueurs et les domaines qui doivent être traités du point de vue de la communication.  »

Le manque de communication efficace fera trébucher une équipe et la ralentira dans la réalisation d’un projet, a-t-il souligné.

« L’autre chose est [team members] se concentrer trop sur les activités et pas assez sur les résultats, il est donc essentiel de définir les résultats au départ pour montrer à tout le monde vers quoi vous vous dirigez  », a-t-il déclaré.

Le dernier conseil de DePrisco pour assurer le bon déroulement et le succès des projets est pour tout gestionnaire de projet – nouveau ou chevronné – de s’assurer que chaque projet commence avec l’objectif final à l’esprit.

«La mise en œuvre, l’exécution de la livraison est d’une importance cruciale et vous voulez viser l’excellence de la livraison», a-t-il déclaré. «Vous devez toujours garder à l’esprit que l’accent doit être mis sur la création de valeur. Vous pouvez terminer un projet et dire qu’il est terminé, mais s’il n’apporte pas de valeur à la partie prenante, il n’y a aucun avantage et vous n’avez pas atteint votre objectif.  »