8 nouvelles règles pour Zoom après un an de réunions virtuelles ininterrompues

8 nouvelles règles pour Zoom après un an de réunions virtuelles ininterrompues

Les bébés et les chiens sont désormais les bienvenus lors des visioconférences, mais les attentes concernant votre caméra sont les mêmes: allumez-la.

Image: fizkes / Getty / iStock photos

À l’époque pré-pandémique, il était gênant lorsqu’un chien aboyait ou qu’un bébé pleurait pendant un appel de travail. Désormais, ces visiteurs inattendus sont des interruptions bienvenues qui rompent la monotonie des appels Zoom consécutifs.

Ce n’est pas tout ce qui a changé en ce qui concerne les règles relatives aux vidéoconférences. Les experts en communication et les directeurs des ressources humaines affirment qu’avoir une fenêtre sur les espaces personnels de chacun a changé les relations au travail.

Karin Reed, coach à la caméra et PDG de Speaker Dynamics, a déclaré qu’une année de travail à distance avait aidé des collègues à se voir comme des êtres humains complets plutôt que comme de simples collègues de travail.

«Nous avons maintenant une compréhension des défis dans l’espace de chaque personne et j’ai vu une énorme quantité d’empathie les uns pour les autres», a-t-elle déclaré.

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Reed et un expert en réunion ont combiné leur expertise dans un nouveau livre, « Suddenly Virtual: Making Remote Meetings Work », qui sort le 9 mars. Son co-auteur est Joe Allen, professeur de psychologie industrielle et organisationnelle à l’Université de l’Utah et directeur du Centre pour l’efficacité des réunions.

Reed a déclaré que le livre combine la recherche sur ce qui fait une bonne réunion avec des conseils pour une application dans le monde réel.

Voici un aperçu de ce que les deux auteurs ainsi que d’autres chefs d’entreprise ont appris sur les nouvelles règles pour Zoom en 2021.

Les interruptions sont OK

Lisa Walker, vice-présidente de la marque et du marketing d’entreprise chez Fuze, a déclaré qu’au cours de la dernière année, elle avait appris à connaître les conjoints, colocataires, animaux de compagnie et enfants de ses collègues. Elle a dit que ses collègues l’ont aidée à célébrer un jalon personnel récemment.

« Mon mari a couru au milieu de ma réunion vidéo il y a quelques semaines et m’a donné un baiser parce que notre fils vient d’être accepté dans une nouvelle école ici dans le Vermont où nous avons déménagé pendant la pandémie », a-t-elle déclaré. « La réponse des personnes présentes sur la vidéo n’a pas été un choc, mais plutôt un » Oui! « Collectif. quand j’ai partagé cette raison pour le baiser.  »

Vicki Marchington, vice-présidente des opérations humaines chez Matillion, une société d’intégration de données, a déclaré que son entreprise avait adopté les interruptions parce que cette dynamique a créé des relations plus humaines, personnelles et authentiques entre ses collègues..

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Cependant, cette acceptation de la personne dans son ensemble est encore un travail en cours, même dans les entreprises avec une approche familiale d’abord, selon Jen Henderson, fondatrice et PDG de TiLT.

«Le fait de tenir votre bébé pendant un appel humanise la conversation, et il faudra beaucoup plus de répétitions pour la rendre« normale »», a déclaré Henderson. « Les employés peuvent commencer par ne pas s’excuser pour leurs stars invitées et les autres ne doivent pas l’ignorer. »

Au lieu de prétendre qu’une interruption ne se produit pas, Reed a déclaré que les travailleurs devraient passer immédiatement en mode résolution de problèmes.

« Coupez le son, éteignez votre vidéo et résolvez le problème, puis présentez vos excuses et revenez au travail », a-t-elle déclaré.

Soyez clair sur votre choix de caméra

La règle n ° 1 de « Suddenly Virtual » est de garder votre caméra allumée. Les réunions où les caméras sont allumées sont 25% plus efficaces, selon les auteurs. Reed a déclaré qu’elle commençait toujours des sessions de formation sur les communications vidéo avec la même question: à quelle fréquence allumez-vous votre caméra pour une réunion vidéo: toujours, jamais ou seulement quand tout le monde le fait. Avant la pandémie, la réponse la plus courante était «Jamais». Maintenant, la plupart des gens disent: « Seulement quand je vois tout le monde le faire. »

«Les gens reconnaissent qu’il y a de la valeur dans la vidéo, mais ils hésitent à l’adopter pour déterminer l’efficacité d’une réunion», a-t-elle déclaré.

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En même temps, si vous ne vous sentez pas prêt à être devant la caméra, dites-le simplement. Walker de Fuze a également déclaré qu’elle encourage ses coéquipiers à être honnêtes.

«Faire savoir aux autres participants à la réunion que vous n’interrompez pas votre vidéo est tout à fait acceptable si nécessaire; il s’agit simplement de transparence au début de la réunion pour que tout le monde se sente sur un pied d’égalité», a-t-elle déclaré.

Donner des commentaires aux présentateurs

Un défi avec les réunions vidéo est le manque de rétroaction d’un public en personne. Il est difficile de lire la pièce lorsque vous regardez dans la lumière rougeoyante d’une webcam.

Kirsten Newbold-Knipp, directrice du marketing chez FullStory, a déclaré que les ingénieurs de l’entreprise avaient créé une nouvelle solution à ce problème: Bwamp. Ce canal de rétroaction séparé fonctionne parallèlement aux réunions vidéo et comprend des sons tels que des applaudissements, des rires, des tintements de verres et des bulles d’emoji.

Scott Blum, ingénieur système chez FullStory, a écrit dans un article de blog que Bwamp crée la «camaraderie dont nous avons tous désespérément besoin, en nous assurant que nous pouvons faire de notre mieux et rester connectés les uns aux autres, quels que soient les écrans et la distance qui nous séparent».

Améliorez votre jeu d’arrière-plan

Reed a déclaré que la mise en place d’une bonne toile de fond signifie nettoyer l’arrière-plan, améliorer l’éclairage, assurer un bon son et prendre en compte la façon dont votre image est cadrée dans la fenêtre vidéo.

« Ce n’est pas une question de vanité, il s’agit de faciliter au maximum la réception de votre message par un partenaire », a-t-elle déclaré.

Reed aime les vrais arrière-plans plutôt que les faux, sauf dans un espace partagé lorsque les gens marchent derrière la personne lors de l’appel vidéo.

Soyez attentif au timing

Allen recommande de planifier des périodes de pause standard de 5 à 10 minutes entre les réunions au lieu de passer par défaut aux plages horaires standard de 30 minutes et 60 minutes.

« Passer d’une réunion à l’autre sans aucune interruption signifie qu’il n’y a pas de temps pour la récupération ou la préparation de la prochaine réunion », a-t-il déclaré. « Je dis aux gens de mettre un peu d’humanité dans nos réunions en laissant le temps aux gens de trouver un verre ou d’aller aux toilettes. »

Adaptez votre style de leadership

Fidelma Butler, vice-président du développement des talents et de l’organisation de Zendesk, a déclaré que si un dirigeant a traversé l’année écoulée sans faire évoluer son style de leadership, il doit reconsidérer cela. Elle considère que les compétences en leadership telles que l’agilité, la rétroaction et l’engagement à distance sont beaucoup plus importantes dans un contexte éloigné.

«Ce ne sont pas des compétences« générales »- ce sont les compétences décisives dont un leader a besoin comme enjeu de table dans notre monde post-COVID-19», a-t-elle déclaré.

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Elle a commencé à faire plus attention lorsqu’elle rédige des commentaires et demande aux membres de l’équipe des livrables parce que le ton compte.

Allen a convenu que les compétences nécessaires pour être un leader de réunion virtuelle efficace sont différentes de celles d’un leader en face à face. En conséquence, il a changé la façon dont il facilite les cours en ligne.

«Auparavant, je permettais aux étudiants de participer à leur propre rythme et de faire du bénévolat, mais maintenant j’appelle les gens par leur nom», a-t-il déclaré.

Certaines règles de réunion s’appliquent toujours

Allen a déclaré que 80% des meilleures pratiques de réunion qui s’appliquent aux conversations en personne s’appliquent également aux réunions virtuelles. Ceux-ci inclus:

  1. Avoir un agenda
  2. Début et fin à l’heure
  3. Utiliser la communication procédurale
  4. Traitez les conflits de manière constructive
  5. Gérer les monologues

Tout comme les conversations dans la barre latérale peuvent faire dérailler les réunions en personne, les conversations en ligne peuvent détourner l’attention d’une vidéoconférence.

« Si vous avez besoin que tout le monde soit présent à 100% à la réunion, vous pouvez désactiver le chat », a-t-il déclaré.

Gardez les appels téléphoniques dans le mix

Pour lutter contre la fatigue du zoom, Reed recommande de réfléchir aux réunions qui ont vraiment besoin d’un composant vidéo et à celles qui fonctionneraient tout aussi bien au téléphone.

«La vidéo est un moyen plus riche de collaborer ou de prendre des décisions, mais s’il ne s’agit que de relayer rapidement des informations, il peut s’agir d’un e-mail, d’un SMS ou d’un appel téléphonique», a-t-elle déclaré.

Reed suggère également de rendre les réunions plus courtes et plus ciblées avec deux points à l’ordre du jour au lieu d’un.